Get Things Done——《搞定》节选
从大学就知道了这本书，大概是GTD时间管理的元老书目。晚上花半个小时看了第一章的一半，感觉描述的这个情况蛮适合我司员工看的[doge]。
听说后面比较啰嗦，确实老外很多畅销书都这样，不过现在看第一章感觉刚好，有些思想或者感受写出来也方便感同身受。本月正在进行略读，并在此摘抄。
概述
让我们反省一下，如果你在任何情况下、任何时间内都能够随心所欲地控制自己的一切事务，情况会是怎么样呢？如果你的内心世界非常清澈，感受不到任何压力，情况会是怎么样？如果你能够把100%的精力投入到自己选择的工作中而不受任何外界的干扰，情形又会是怎么样呢
由于人们对自己做出的承诺或者承担的义务管理不当，导致他们承受着重重压力的折磨。所以，学会对承诺事项加以控制，可以有效缓解压力。即使是那些并没有明显体验到压力的人， 如果他们学会了更加有效地对生活中悬而未决的问题加以控制，那么在放松自我、集中精力、提高效率方面也会有明显的改善。
在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，另外：
- 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
- 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
- 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去
许多人的脑子里总在接连不断地放电影，特别是当我们谈到有许多事要处理时，这种现象会更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理， 但你的大脑却无法有效处理它们。研究现已证明，你的大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜，即便大脑记住了所有未尽事宜，它也不会（像最初设想的那样）主动给你准确的提醒，反而会给你希望思考的其他事项带来干扰，继而会降低你的工作效率。
你需要从横向和纵向两个角度，来控制各种事务、项目和行动。横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。相比之下，纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调， 并跟踪其进展情况。横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你的心理负担，并把事情做好。恰到好处的行动管理能让你轻松自如地游历于广阔的工作和生活天地中，同时，对项目的适度关注能让你彻底了解和掌控项目所需的具体环节。
横向管理的5个步骤
收集
如果你将大脑也当作一个“存储器”来看待的话，那么很可能对你而言具有潜在意义的各种“未竟之事”现在就已经被你收集起来了。但是如果无法找到一个可靠的外部系统对它们进行直接管理，那这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角落，并且无法定期有效清空。事实上，如果你没有把某项任务放入你的文件夹，那它就必定存在于你的大脑中。我们在这一阶段所要做的，正是要确保一切必要的事情统统得以收集，并且存储在你大脑之外的某个地方。
遗憾的是，仅仅有合适的收集工具，并不能保证顺利完成所有收集工作。大多数人都拥有某种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少存在失控的情况，或者根本得不到充分利用。我们一起来看看成功收集的3个必要条件：
- 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。
- 你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。
- 你必须定期清空这些设备。
理清
组织整理
行动的提示信息可以分为两类：一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息（日程表）；另一类是应该尽快完成的行动提示信息（下一步工作清单）。
- 日程表：应标注三种情况：
- 需要在指定时间执行的行动。
- 需要在指定日期执行的行动。
- 需要在指定日期获取的信息。
- 下一步工作清单：
- 任何已经确定的需要两分钟以上才能够完成，并且无法指派其他人完成的行动。
- 没有”每日工作清单“：
- 会不断出现新的问题需要处理，工作的重点也可能不断地转移，每天的工作安排也必将随之做出相应的调整。
- 某一项工作不一定非要在这一天中完成，而有的工作一旦错过时间则不可能有机会了，这两种工作不应互相干扰。
除了垃圾以外，还存在其他两类情况。它们无须立即投入行动，但是你仍然希望保存这些材料。
- “将来/也许”清单：这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。 这些项目属于这一类：“这是我希望去做的项目，但不是现在……不过我希望能经常收到提醒”。如果你想最充分地利用这类清单，你就得经常回顾清单上的内容。我建议你在“每周回顾”（见后文）时浏览相关内容。
- ”备忘录”文件夹： 第二类应该纳入备忘录的内容，是你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情。在保存备查资料的所有工具中，堪称上品的当属“备忘录”。有时，我们也称之为**“悬而未决”或者“有待继续跟进”文件夹**。
- 参考资料：你收集的很多资料并不要求你付诸任何行动，但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息，并能在需要时进行查看，所以你可以先把这些信息以书面或者电子形式加以保存。
对于个人行动管理系统来说，一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常会成为整个系统的最大瓶颈。如果归档的程序烦琐而缓慢（甚至枯燥乏味），那么，你很可能不会对参考资料进行存档，而只是堆叠放置在某个位置，或以电子形式积压在数字设备中，而不对其进行妥善处理。 如果你没有给参考资料设定清晰可辨的界线，那就无法区分哪些是可以采取行动的事件，哪些是暂时无法处理的工作。大脑在面对这种局面时，会失去正常的思考能力，变得混沌麻木。因此，针对这类资料建立一个运行良好的系统，将是我们推行轻松高效行事方法的一个重要保障。我们将在第7章详细阐述
回顾
你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。 在后文中，我将其称为“1楼视野”（见下文）。你应该把握住这个机会，快速地清理自己面临的行动和抉择，以便从根本上对需要在某个时间处理的工作给出有效判断。
一切需要采取行动的事情，我们都应当对其进行定期的回顾，以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。 我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动做出快速的判断，要保证这些判断的正确性，我们也必须有机会从更高的角度俯看全局，使这些事项转化为行动的关键就是：每周回顾。